Egy kerek születésnap, házassági évforduló, lánybúcsú vagy nagyobb családi összejövetel megszervezése először talán még nem is tűnik túl bonyolultnak. Megvan a dátum, nagyjából megvan a társaság, ha pedig nyár van, esetleg még a kert is rendelkezésre áll, már csak enni kell valamit. Catering árak szóba sem kerülnek.
A céges rendezvényeknél ugyanez pepitában. Tudjuk, hogy szeretnénk összehozni a kollégákat egy vacsorára vagy évzáróra, esetleg kellene egy kisebb csapatépítő, de előbb-utóbb felmerül a kérdés, hogy mennyiért, mennyibe is fog ez kerülni?
Teljesen jogosan. Valószínűleg mi is ezt kérdeznénk elsőként.
A catering áraknál viszont van egy kis bökkenő: nem tudunk tisztességesen mondani mi sem összeget addig, amíg nem tudjuk, miről van szó. Egy 10 fős kerti születésnap egészen más történet, mint egy 40 fős céges vacsora, ahogyan az sem mindegy, hogy csak az ételeket kéritek tőlünk, Nacho nálatok főz, szükség van több emberre, vagy az egész gasztronómiai részt ránk bízzátok.
Úgyhogy most nem egy „X Ft/fő-től” árlistát adunk, hanem megmutatjuk, mitől függnek valójában a catering árak, és milyen információk alapján tudunk nektek pontos ajánlatot készíteni.
Mit jelent nálunk a catering?
Erről egyszer már írtunk egy egész cikket, mert maga a szó nem sokat árul el abból, amit mi valójában csinálunk. A catering alapvetően étkezés biztosítását jelenti, de azért nálunk ennél általában több minden történik.
Lehet persze, hogy csak az ételekre van szükségetek, ám ha azt szeretnétek, az alapanyagok beszerzésétől az előkészítésen és a helyszíni főzésen át egészen a tálalásig és felszolgálásig végigvihetjük az estét.
Magánrendezvénynél ez sokszor azt jelenti, hogy a házigazda végre nem a saját születésnapján rohangál a konyha és a vendégek között, céges eseménynél pedig azt, hogy annak a kollégának sem kell egész este szervezőt játszania, aki egyébként csak jóhiszeműen bevállalta, hogy „majd ő intézi a vacsorát”.
Nos, már ebből is látszik, miért nincs egyetlen univerzális catering ár.
Mitől függnek a catering árak?
1. Hányan lesztek?
Ez az első kérdések egyike, amit felteszünk.
Más mennyiségű alapanyag kell tíz, húsz vagy ötven vendéghez, és természetesen az sem mindegy, hány ember szükséges ahhoz, hogy a helyszínen minden rendben menjen.
A létszám mellett az esemény formája is számít. Leültök egy többfogásos vacsorára? Inkább állófogadás lesz? Fingerfood kerül az asztalokra, és mindenki akkor eszik, amikor kedve van?
Nem kell persze már az első beszélgetésnél pontos vendéglistával jelentkeznetek. Ha még csak annyit tudtok, hogy nagyjából 25-en lesztek, azzal már el tudunk indulni.
2. Hol lesz a rendezvény?
A helyszín sokkal többet számít, mint elsőre gondolnánk.
Egy saját kertben tartott születésnapnál meg kell néznünk, milyen konyhai lehetőségeink lesznek, hol tudunk előkészíteni, mennyire tudunk közel parkolni és pakolni. Egy bérelt rendezvényhelyszínnél megint más feltételekkel dolgozunk. (És persze az sem mindegy, hogy Budapesten vagy az ország másik felén kell főznünk.)
Éppen ezért az ajánlatkérésnél a helyszín majdnem ugyanolyan fontos, mint a létszám.
Ha viszont még nincs helyszínetek, attól sem kell megijedni. Vannak olyan partnereink, akikkel rendszeresen dolgozunk együtt, és az esemény méretétől függően tudunk javasolni helyet is.
Kisebb társaságnál például nagyon szeretjük a budapesti Dine&Relax Lakáséttermet, ahol a Los Carballosszal akár 16 fős családi vagy céges csapatot is vendégül tudunk látni. A Városmajor mellett található lakásétterem egyik nagy előnye, hogy egyszerre csak egy társaság használja, vagyis tényleg a tiétek a hely.
Ha kisebb teammel kerestek helyszínt egy vacsorához, évzáróhoz vagy közös ünnepléshez, ez például kényelmes megoldás lehet.
3. Mit szeretnétek enni?
Nálunk nincs A-, B-vagy konkrét C-menü, amelyből minden körülmények között választanotok kell. Adunk persze ötleteket, de a mindenkori menüt az eseményhez és hozzátok igazítjuk.
Lehet kubai, mexikói, a kettő keveréke vagy más latin-amerikai ihletésű menüsor. Azt is megbeszéljük, ha valamit kifejezetten szerettek, vagy éppen van olyan alapanyag, amit inkább messzire elkerülnétek.
Nyilván egy egyszerűbb, néhány fogásos menü és egy hosszabb, helyben frissen elkészített vacsora nem ugyanannyiba kerül. (Nem ugyanaz az alapanyagigény, az előkészítés és a munkaidő sem.)
A létszám és a helyszín mellett ezért a menü az egyik legfontosabb része az ajánlatnak.
4. Főzzön-e Nacho a helyszínen?
Ez a kérdés már nemcsak a catering árára, hanem az egész este jellegére is hatással van.
Van, amikor az ételek egy része előkészítve érkezik a helyszínre, és ott már csak az utolsó munkafázisokat végezzük el. Máskor Nacho gyakorlatilag beköltözik néhány órára a konyhátokba, és előttetek készül el a vacsora.
Ez utóbbi nyilván több időt és munkát jelent.
Van viszont egy nagy előnye: maga a főzés is része lesz az estének. Lehet nézni, mit csinál Nacho, kérdezni tőle, belenézni a serpenyőbe, és jó eséllyel azt is megtudjátok, miért éppen úgy készül az adott étel, ahogy.
A privátséf szolgáltatásunknál pont ez történik: beszerezzük az alapanyagokat, a helyszínen főzünk és felszolgálunk, majd rendben adjuk vissza a konyhát. Itt tudsz bővebben olvasni a Los Carballos privátséf szolgáltatásáról.
5. Kell személyzet is?
Attól függ, milyen estét szeretnétek.
Egy kisebb, közvetlen vacsoránál másképp működünk, mint egy olyan eseményen, ahol folyamatos felszolgálásra, tálalásra, poharakra, utánpótlásra és a vendégek kiszolgálására is szükség van.
A plusz személyzet természetesen megjelenik az árban, cserébe nektek kevesebb dologgal kell foglalkoznotok.
Családi bulinál pedig szerintünk különösen fontos, hogy aki az egészet megszervezte, ott is tudjon lenni a saját rendezvényén. Nem sok értelme van úgy ünnepelni a születésnapodat vagy a házassági évfordulódat, hogy fél szemmel folyamatosan azt figyeled, ki kér még inni, elfogyott-e valami az asztalról, stb.
Céges bulin ugyanez igaz. Ha már egyszer összehoztátok a csapatot, jó lenne, ha mindenki csapatként venne részt benne.
Mi a helyzet az italokkal, eszközökkel és egyéb extrákkal?
Ezek azok a részletek, amelyekre rendszerint csak az utolsó pillanatban gondolunk, pedig már az elején érdemes tisztázni, hogy kértek-e italokat, szükség van-e plusz asztalokra, székekre vagy tálalóeszközökre, szeretnétek-e dekorációt, animátorokat, élő zenét, illetve hogy meddig tart majd az esemény.
Egyik rendezvényen sem kell feltétlenül mindez egyszerre, pont ez a lényeg. Ezért sem akarunk (és tudunk) egy előre összerakott csomagot rátok „sózni”, hanem azt kell összeszednünk, mi szükséges a ti bulitokhoz.
Mi a helyzet a céges rendezvényekkel?
A catering árának kiszámítása alapvetően ugyanúgy indul, mint egy családi rendezvénynél: hányan lesztek, hol találkoztok, mit ennétek, mennyi ideig tart az esemény és pontosan mit bíztok ránk.
A céges eseményeknek azonban lehetnek más saját szempontjai is.
Van, ahol egy nyugodt vacsorára ülne le együtt egy 10-15 fős team, máshol állófogadás kell egy partnereseményhez, megint másnál pedig éppen az a cél, hogy a kollégák ne csak egymás mellett egyenek, hanem közösen csináljanak is valamit.
A Los Carballosnál ezért a catering mellett csapatépítő főzéseket is tartunk, ahol az étel elkészítése maga a program. (A céges programjainkról itt találsz további információt.)
Mi egyébként is jobban szeretjük azokat a kisebb céges eseményeket, ahol még tényleg együtt van a társaság, és nem kell külön terembe küldeni valakit ahhoz, hogy beszélgetni tudjon a kollégájával.
Erre jó példa a már említett Dine&Relax is. Ha maximum 16 fővel jöttök, egy kisebb üzleti vacsora, csapatünneplés vagy évzáró is kényelmesen elférhet ott. (Nagyobb létszámnál pedig megnézzük, milyen más helyszín passzol az elképzelésetekhez.)
Miért nem szeretjük annyira az „X Ft/fő-től” árakat?
Pedig első ránézésre jó dolog, hiszen adott egy összeg, azt megszorzod a vendégek számával, és kész is a költségvetés.
Csak hogy van ám még néhány kérdés…
Mit tartalmaz az összeg? Csak az ételt? A kiszállítást is? Benne van a helyszíni főzés? A személyzet? Az ital? Az eszközök? A helyszíni bérlet? Az időtartam? Mi történik, ha időközben tízzel többen lesztek?
Nekünk is vannak iránymutató áraink, mert nyilván kell valamilyen kapaszkodó. A végleges ajánlatnál viszont inkább azt szeretjük, ha már az elején látszik, miért annyi az annyi.
Nem titkolózásból nem vágunk rá minden megkeresésre azonnal egy fix összeget. Egyszerűen nem szeretnénk olyan árat mondani, amelyről tíz perccel később kiderül, hogy nem állná meg a helyét.
Mit írj meg nekünk az ajánlatkérésben?
Nem kell húszoldalas rendezvényterv. Tényleg. Ha az alábbiakat tudjuk, már el tudunk indulni:
- mikor lesz az esemény,
- hol tartjátok – vagy kell-e még helyszínt keresni,
- körülbelül hány vendégre számítotok,
- van-e már elképzelésetek a menüről,
- szeretnétek-e külön programelemeket is,
- nagyjából meddig tart majd a rendezvény,
- van-e bármi más, amit már biztosan tudtok az estéről.
Ha a vendéglétszám még változhat, vagy fogalmatok sincs, mi legyen a menü, az nem baj. Mondjátok el, mit ünnepeltek, kik jönnek és nagyjából milyen estét szeretnétek. A többit összerakjuk együtt.
Az ár fontos. De az is, hogy tudd, mit kapsz érte
Egy családi vagy céges rendezvény költségvetése természetesen számít. Nekünk viszont legalább ennyire fontos, hogy az ajánlatból pontosan lássátok, mit tartalmaz az összeg.
Nem szeretjük azokat a meglepetéseket, amelyek a buli végén, egy plusz számla formájában érkeznek.
Inkább előre megbeszéljük, mire lesz szükség, mit intéztek ti és mit veszünk le mi a vállatokról. Ha pedig az étel mellé élő kubai zenét is szeretnétek, Michel is csatlakozhat hozzánk – mert nálunk azért könnyen előfordul, hogy egy vacsorából végül tánc lesz.
A lényeg családi és céges rendezvénynél is ugyanaz: ne az maradjon meg az estéből, hogy ki hányszor rohant ki a konyhába, hanem az, hogy ettetek, beszélgettetek, nevettetek és jó volt együtt lenni.
Ha rendezvényt terveztek, írjátok meg nekünk az időpontot, a helyszínt, a várható létszámot és mindazt, amit már tudtok az elképzeléseitekről. Ezek alapján elkészítjük a rendezvényetekhez illő ajánlatot.
